Det er svært viktig at du stiler fakturaen til Vestfold fylkeskommune. Leveringsadressen på fakturaen skal alltid vise hvilken virksomhet som har mottatt varen eller tjenesten.
Du kan bruke fakturaportalen som ligger tilgjengelig under Lag en elektronisk faktura.
Elektronisk faktura (EHF)
Vestfold fylkeskommune følger DIFI-standard for elektronisk faktura. Faktura som bryter retningslinjene våre, regnes ikke som mottatt.
Ny fakturaadresse er:
Vestfold fylkeskommune
Sentralt fakturamottak
Postboks 1213 Trudvang
3105 Tønsberg
Vestfold fylkeskommune org.nr 929 882 385
Alle fakturaer skal sendes i EHF 3.0-format
ELMA 929 882 385 - Visma Maventa aksesspunkt
Adressen gjelder uansett hvilken del av fylkeskommunen (kundenummer) som skal ha den elektroniske fakturaen.
Vi gjør oppmerksom på at fakturaer som vedlegg til e-post, f.eks i pdf-format, ikke regnes som elektronisk faktura.
Mer generell informasjon om elektronisk faktura (difi.no)
Retningslinjer for faktura
Vestfold fylkeskommune har følgende retningslinjer for faktura:
- Alle fakturaer skal sendes i EHF 3.0-format.
- Det må være riktig fakturaadresse, se «Elektronisk faktura (EHF)».
- Det skal være påført riktig firesifret referansenummer.
- Vi har 30 dagers betalingsfrist. Fristen løper fra datoen korrekt faktura er mottatt.
- Faktura som ikke oppfyller retningslinjene for fakturering blir ikke betalt. Leverandør må da sende kreditnota og ny korrekt faktura med ny dato og forfall.
Slik merker du faktura
Referansenummer politisk organisasjon og fylkesadministrasjon
Referansenummer videregående skoler
Referansenummer tannhelse og tannklinikker
Elektroniske fakturaer EHF 3.0 leveres med enhetens faste referansenummer (hovedansvarsnummer): 4 siffer, plassert i feltet «BuyerReference» på fakturahodenivå. OBS! Kun siffer, ikke navn eller andre tegn i dette feltet. Denne verdien trenger ikke nødvendigvis å være synlig i faktura-visning.
Alle fakturaer skal merkes korrekt for raskere behandling hos oss. I tillegg til det firesifra referansenummeret kan faktura også inneholde referanse som enhetsnavn, innkjøpers navn eller annen referanse som blir opplyst ved inngåelse av handel.
Hvis faktura genereres på bakgrunn av en bestilling fra vår eHandelsløsning skal fylkeskommunens ordrenummer (8 siffer) plasseres i feltet “Order reference” i EHF 3.0 faktura.
Forøvrig forutsettes at faktura inneholder informasjon i samsvar med Bokføringsforskriftens § 5-1-1. Forskrift om bokføring - Lovdata.
Vi forbeholder oss retten til å returnere mangelfulle fakturaer ifht. disse bestemmelsene.
Lag en elektronisk faktura
Leverandører som ikke har et elektronisk handelsformat, kan registrere fakturaen i en nettbasert fakturaportal. Oversikt over de ulike portalene finne du på Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sine nettsider.
EHF-fakturaer kan også lages i nettbanken, ta eventuelt kontakt med banken deres for å opprette en avtale på dette. Les mer for utfyllende info.
How to send an invoice to Vestfold county council
Suppliers must send all invoices to Vestfold fylkeskommune electronically in Ecommerce Format (EHF 3.0).
The Norwegian EHF Billing format is compatible with the European format called Peppol BIS Billing 3.0.
For all our sub-units, the invoice must be addressed to Vestfold og Telemark fylkeskommune, organization number 929 885 385. The sub-unit where the goods or services are delivered must be placed in the delivery address field on the invoice.
- Electronic invoice address: 929 882 385
- Access point: Visma Maventa
Online invoice portals
“Your reference” is a required field in the EHF-standard. Here you must place a five digit reference. The employee from our organization will provide this when placing the order.
- In the xml-file this number should be placed here: "Buyer Reference"
NB! No additional information in these fields, only these four digits.
If the invoice originates from an order from our ecommerce shopping system, eHandel, our internal order number must be placed on the invoice. We use an eight-digit code, which is preferably placed in “Order reference”.
• In the xml-file this number should be placed here: OrderReference/ID)
Payment requirements
Invoices will be paid within 30 days of the invoice date.