Her finner du reglementet i pdf format
§ 1 Ansvar og virkeområde
Fylkestinget er øverste besluttende organ i fylkeskommunen. Fylkestinget treffer vedtak så langt ikke annet følger av lov eller vedtak om delegering, jf. kommuneloven § 5 - 3.
Kommuneloven kapittel 11 har særlige regler om saksbehandling i folkevalgte organer som kommer i tillegg til de alminnelige bestemmelsene i forvaltningsloven og offentlighetsloven. Fylkestinget fastsetter selv et reglement med nærmere regler for saksbehandlingen jf. kommuneloven § 11 - 1 2.
Det vises til reglement for delegering i Vestfold fylkeskommune, som supplement til reglement forsaksbehandling.
Reglementet for saksbehandling gjelder for alle folkevalgte organer som fylkestinget selv oppretter. Reglementet gjelder også for folkevalgte organer opprettet etter særlovgivningen, med mindre noe annet er uttalt i særlovgivningen.
§ 2 Møte
Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i formelle møter som nedfelt i kommunelovens § 11-2.
Møter i folkevalgte organer følger vedtatt møteplan. Møtene er åpne møter og skal tilrettelegges for universell utforming. Møtene holdes på de tidspunkter og sted som vedtas av organet selv, organets leder mener er nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.
Møtene kunngjøres på hensiktsmessig måte, jf. kommuneloven § 11-3.
§ 3 Innkalling og saksliste
Lederen av organet setter opp saksliste for møtet, jf. kommuneloven § 11-3. Innkallingen skal inneholde en liste over saker som skal behandles med tilhørende dokumenter.
Innkalling til møtet sendes organets medlemmer med minst ti dagers frist.
Tilsending av innkalling og dokumenter gjøres normalt elektronisk, og med henvisning til hvor sakene er lagt ut. Kunngjøring og dokumenter skal samtidig gjøres tilgjengelig for allmennheten på fylkeskommunes nettside, med unntak av dokumenter som er unntatt offentlighet i medhold av lov.
Fylkesutvalgets innstilling til økonomiplan og til årsbudsjett skal være offentlig tilgjengelig 14 dager før behandling i fylkestinget.
En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det. Dersom organet vedtar å utsette en sak settes den på nytt på sakslisten når vilkår for utsettelsen ikke lenger er tilstede.
Dersom møteleder vurderer at særlige hensyn tilsier det, kan saksfremlegg unntaksvis ettersendes. Saken offentliggjøres så snart det er praktisk mulig.
§ 4 Forberedelse av saker
Fylkesdirektøren skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, j f . kommuneloven § 13-1, samt gjeldende lover, forskrifter, reglement og retningslinjer. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak.
§ 5 Saksbehandling og innstillingsrett
Fylkestinget er øverste myndighet og treffer vedtak så fremt det ikke er delegert til et annet organ eller fylkesdirektør, slik det kommer frem av reglementet for delegering i Vestfold fylkeskommune.
Hovedutvalgene er delegert myndighet til å treffe vedtak for å ivareta definerte ansvarsområder, og disponerer tildelt budsjettramme iht. fylkestingets budsjettvedtak. Hovedutvalgene kan omfordele budsjettmidler innenfor et arbeidsområde. Hovedutvalgene avgir uttalelse og/eller innstiller i saker av prinsipiell og/eller regional betydning for videre behandling i fylkesutvalget og/eller fylkestinget.
Lovpålagte råd som eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelse, ungdomsråd, yrkesopplæringsnemnda og partssammensatt utvalg, avgir uttalelse i saker innenfor sitt ansvarsområde. Uttalelsene oversendes utvalget som innstiller til videre behandling.
Fylkesordfører/møteleder kan gi Vestfold ungdomsråd sin leder eller den leder utpeker anledning til å tale i fylkestinget, fylkesutvalg og hovedutvalg i konkrete saker som ungdommens fylkesråd har behandlet Innlegg på inntil 5 minutter skal holdes før behandlingene av sakene. Innlegg er begrenset til ett organ i hver møterunde
Fylkesordfører innstiller i saker som gjelder politisk organisering og ansettelse av fylkesdirektør.
Arbeidsutvalg ved fylkesvaraordfører innstiller i saker som fremmes av arbeidsutvalget.
§ 6 Fylkesdirektørs møte- og talerett
Fylkesdirektøren har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede i folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget.
Møteleder kan i særlige tilfeller gi andre anledning til å uttale seg i møtet
§ 7 Møtebok
Det skal føres møtebok (protokoll) for møter i alle folkevalgte organer, jf. kommuneloven §11-4. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten.
Møteboken skal inneholde opplysninger om:
a) tid og sted for møtet
b) hvem som møtte og hvem som var fraværende, herunder vararepresentanter
c) hvilke saker som ble behandlet
d) hvilke forslag som ble fremmet, og hvem som fremmet forslaget
e) hvilke vedtak som ble truffet
f) avstemmingsresultat
g) ved lukking av møtet og hjemmel for lukking
h) vedtak om inhabilitet med henvisning til hjemmel
i) vedtak om fritak av personlige grunner
j) tidspunkt for møteslutt
Protokolltilførsel skal tillates.
Møteboken føres slik at den viser gangen i forhandlingene. Møteboken oversendes elektronisk til møteleder og minst to andre medlemmer, oppnevnt av organet, for godkjenning før offentliggjøring.
§ 8 Møteoffentlighet
Møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører dersom ikke noe annet følger av gjeldene lover.
Et folkevalgt organ skal vedta å lukke møtet når det behandler en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Møtet skal også lukkes når det behandler sak som inneholder opplysninger som e r omfattet av lovbestemt taushetsplikt. Jf. kommuneloven § 11-5 må følgende vilkår være oppfylt:
a) Hensynet til personvern krever at møtet lukkes.
b) Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.
Organet kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om lukking av et møte, skal holdes i åpent møte, jf. § 11-5.
Folkevalgte har taushetsplikt om taushetsbelagte opplysninger også etter at den folkevalgte ikke lenger har verv. jf. Sivilombudet, SOM 2019/534.
§ 9 Lyd- og bildeopptak
Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, j f . kommuneloven § 11-6.
Fylkesting, fylkesutvalg og kontrollutvalgets møter strømmes. Dersom hovedutvalgenes møter avholdes på fylkeshuset, strømmes møtene ved bruk av fylkeskommunens egne medarbeidere. Det skal normalt sett ikke leies inn eksterne ressurser for å gjennomføre denne oppgaven.
§ 10 Fjernmøter
Fylkestinget, fylkesutvalg, hovedutvalgene og andre fylkeskommunal organer kan selv beslutte at møter helt eller delvis avholdes som fjernmøte, jf. kommuneloven § 11-7.
Det er ikke anledning til å avholde fjernmøter i de tilfeller møtet går for lukkede dører, jf. kommuneloven § 11-5 annet ledd.
Fjernmøter skal alltid strømmes.
§ 11 Hastesaker
Fylkesordfører er delegert myndighet til å treffe vedtak i hastesaker etter kommuneloven § 11-8 første ledd når det er nødvending å treffe et vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle det organet som skulle ha avgjort saken.
Jf. kommuneloven § 11-8 annet ledd, kan leder av et folkevalgt organ beslutte å behandle en sak skriftlig eller i et hastefjernmøte hvis det; er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, at det ikke er tid til å holde et ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at et ekstraordinært møte anses som nødvendig.
§ 12 Vedtaksførhet
Et folkevalgt organ kan treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under behandling av saken og avgitt stemme i den aktuelle saken. Et lovlig vedtak fattes med flertallsbeslutning hvis ikke annet følger av loven. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antall stemmer for og imot er likt, jf. kommuneloven § 11-9. 4
§ 13 Forfall til møte og innkalling av varamedlemmer
Medlemmer av folkevalgte organer har både rett og plikt til å delta i organets møter.
Ved forfall til et folkevalgt organ må medlemmet så tidlig som mulig melde skriftlig forfall til leder av organet og til fylkesdirektør ved politisk støtte. Forfallsgrunn skal oppgis. Leder av folkevalgt organ avgjør om det foreligger gyldig forfall.
Hvis et medlem må forlate møtet før det avsluttes og det er innkalt varamedlem, trer varamedlem inn i medlemmets sted. Medlemmer forlater møte mellom behandlingen av to saker, og varamedlem trer inn tilsvarende.
§ 14 Inhabilitet
Folkevalgte som er inhabile etter kommuneloven § 11-10 og forvaltningsloven kapittel 11, deltar ikke i behandlingen av den aktuelle saken.
Folkevalgte har plikt til å vurdere egen habilitet, og så tidlig som mulig før møtet melde fra til organets leder og fylkesdirektør om forhold som har betydning for egen habilitet.
Organet må før behandling av saken, behandle spørsmålet om habilitet. Vedtak med henvisning til hjemmel skal protokollføres i møteboken.
En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i fylkeskommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i fylkeskommunen. Dette gjelder likevel ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ.
En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring for slike verv.
§ 15 Fritak av personlige grunner
Folkevalgte har rett og plikt til å fungere i vervet, og dermed rett og plikt til å møte i organets møter og avgi stemme. Jf. kommuneloven § 11-11 kan en folkevalgt likevel søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak. Det folkevalgte organet avgjør om hen skal fritas.
§ 16 Behandling av sakene
Sakene skal behandles i den rekkefølge som følger av sakslisten. Det folkevalgte organet kan vedta en annen rekkefølge ved alminnelig flertall.
Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som e r oppført på sakslisten.
§ 17 Møteleders stilling og ordskiftet
Ved møtets åpning foretas navneopprop. Medlemmer eller varamedlemmer til organet kan ikke ta sete før de har svart på oppropet eller meldt seg for møtelederen. Møteleder erklærer møtet for satt dersom det lovlige minste antall er til stede.
Møtet ledes av møteleder eller nestleder. Om begge har forfall, skal organet velge særskilt møteleder ved flertallsvalg. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning.
Møteleder refererer sakene og viser til uttalelser og innstillinger. Om møteleder har mottatt nye dokumenter i saken etter at innstillinger er gitt, skal disse nevnes i redegjørelse for saken.
Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Taleren skal rette sine ord til møtelederen og holde seg til saken. Krenkende uttalelser, eller adferd som lager uro som uttrykk for misnøye eller bifall, skal ikke forekomme.
Dersom møtelederen tar del i ordskiftet med mer enn korte innlegg, overlates møteledelse til nestleder.
Taletiden for første gangs innlegg i fylkestinget er tre minutter. For annen gangs innlegg i samme sak er taletiden to minutter, og ett minutt for tredje gangs innlegg. Ingen får ordet mer enn tre ganger i samme sak. Det kan gis inntil to replikker, på inntil ett minutt hver, etter hvert innlegg. Det gis ikke replikk til en replikk, men den som hadde hovedinnlegget gis anledning til å svare på replikken (inntil ett minutt).
Fylkestinget kan selv avgjøre å endre taletiden i enkelte saker. I øvrige utvalg avgjør utvalget selv om det skal innføres taletid. Dette avgjøres ved alminnelig flertall
Anser møteleder at en sak er ferdig drøftet, skal møteleder sette strek i ordskifte. Dette skal varsles kort tid i forkant, slik at møtedeltakerne får anledning til å tegne seg før strek blir endelig satt. En folkevalgt kan be om at taletid eller strek i ordskiftet oppheves. Dette avgjøres ved alminnelig flertall.»
Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side.
Fra møtet er satt til møtet er slutt kan ingen av organets medlemmer forlate møtet uten å melde fra til møteleder.
Om noen overtrer denne bestemmelsen eller saksbehandlingsreglene for øvrig, skal møteleder påtale dette. Retter hen seg ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra hen ordet.
§ 18 Forslag
Forslag fremmes av medlemmer av det folkevalgte organet. Forslag kan ikke fremmes etter at strek e r satt for ordskiftet.
Forslag fremmes i hovedsak elektronisk. Forslag er likevel ikke å anse som fremmet for organet før det er fremmet verbalt i møtet.
Møtelederen refererer forslaget.
§ 19 Avstemming
Når ordskiftet er slutt tas saken opp til avstemning. Det er ikke anledning til å diskutere saken ytterligere eller fremme nye forslag.
For at organet skal treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene være til stede under forhandlingene og avgi stemme i den aktuelle saken. Bare de medlemmer som er til stede i møtet i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig.
Alle medlemmer i det folkevalgte møtet plikter å stemme. Kun ved valg og tilsetning er det anledning til å stemme blankt.
Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven eller av valgloven § 9-3 andre ledd. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.
Det kan fattes vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 a v møtende medlemmer motsetter seg det. Det kan også fattes vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg det.
Før endelig avstemning i en sak, kan organet foreslå prøveavstemninger som ikke er bindende.
§ 20 Orden i salen
Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Hen skal se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytring, eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise ut vedkommende tilhører, eller alle tilhørerne.
§ 21 Mindretallsanke
Et mindretall på minst 1/3 av medlemmene i et organ kan kreve fornyet behandling av en sak eller anke vedtaket inn eller til det nærmest overordnede organ. Anken må fremmes skriftlig senest to virkedager etter at møtet fant sted.
§ 22 Spørsmål og svar
Alle medlemmer kan stille spørsmål til møtelederen, også om saker som ikke står på sakslisten. Spørsmål sendes skriftlig til møteleder og fylkesdirektør ved politisk støtte. Ved forventing om utfyllende svar, må spørsmål være mottatt innen tre virkedager før møtet. Det åpnes ikke for debatt eller replikk/ordskifte i tilknytning til spørsmålet, eller til møteleders svar. Etter omstendighetene kan møteleder meddele at det vil svares opp i neste møte.
Om den som har stilt spørsmål til møteleder har forfall til møte, kan spørsmålet leses opp av medlem fra samme parti eller gruppering.
§ 23 Interpellasjon
Fylkestingets medlemmer og varamedlemmer kan fremsette interpellasjoner til fylkesordføreren med kopi til fylkesdirektør og politisk støtte.
Interpellasjoner skal fremmes senest fem virkedager før møtet og settes opp på sakslisten før møtet.
En interpellasjon krever et skriftlig svar fra fylkesordfører.
Dersom interpellasjonen inneholder et konkret forslag til vedtak, vil reglene i kommuneloven § 11-3 om saksavvikling gjelde; en sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det.
I møtet skal interpellasjon behandles slik:
• Svaret deles ut elektronisk senest ved møtets begynnelse.
• Interpellanten gis inntil fem minutter til å presentere interpellasjonen.
• Fylkesordføreren gis inntil fem minutter til å besvare interpellasjonen.
• Det åpnes for ordinær debatt.
§ 24 Utvidet innsynsrett for folkevalgte organer
Fylkestinget har rett til innsyn i alle fylkeskommunale saksdokumenter med hjemmel i kommuneloven § 11-13, med de begrensningene som følger av lovens bestemmelser. Andre folkevalgte organer har, med de samme begrensningene, rett til innsyn i alle saksdokumenter som omhandler de delene av fylkeskommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde.
Et folkevalgt organ kan bare få innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger når det er nødvendig for behandlingen av en konkret sak, og forvaltningsloven § 13 b første ledd hjemler unntak fra taushetsplikten.
§ 25 Lovlighetskontroll
Tre eller flere medlemmer av fylkestinget kan sammen kreve at departementet kontrollerer om et vedtak er lovlig. Kravet må fremmes innen tre uker fra vedtaket ble truffet. Fristreglene i forvaltningsloven § 30 gjelder. Kravet skal settes fram for det organet som traff vedtaket. Hvis organet opprettholder vedtaket, skal saken sendes til departementet, jf. kommuneloven §§ 27-1 og 27-2.
§ 26 Innbyggerforslag
Kommuneloven § 12-1 gir innbyggerne i fylkeskommunen anledning til å fremme forslag som gjelder fylkeskommunenes virksomhet. Et innbyggerforslag skal forelegges fylkestinget for behandling innen 6 måneder fra dato det er mottatt, såfremt ikke forslaget blir henvist til behandling i forbindelse med en pågående plansak etter plan og bygningsloven.
Fylkestinget er pliktig til å ta stilling til forslaget hvis minst to prosent av innbyggerne står bak, eller hvis det forslaget har 500 underskrifter. Fylkestinget tar selv stilling til om innbyggerforslaget gjelder fylkeskommunens virksomhet.