Hva samles inn og hvem bruker det?
Vi samler inn opplysningene du gir når du søker om opplæring via www.vigo.no. Opplysningene overføres til fylkeskommunens inntakskontor for behandling av søknaden, og blir tilgjengelige for skolen eller bedriften der du skal få opplæring.
Informasjon som lagres for alle:
Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, foresatte og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Karakterene dine blir hentet fra skolen du har gått på.
Når du begynner på en videregående skole, blir det også tatt bilde. Bilder av deg kan kun brukes hvis du gir samtykke til det. Samtykket kan også trekkes tilbake, om du ønsker det.
Foreldre/pårørende:
Vi ønsker at alle elever registrerer kontaktinformasjon til foreldre/pårørende slik at skolen har riktig informasjon i situasjoner der kontakt med foreldre/pårørende er nødvendig.
Det er navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse som registreres.
Informasjon som i tillegg lagres for lærlinger og lærekandidater:
Lærekontrakter, CV-er, attester, dokumentasjon om hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagbrev, fagprøver og tilhørighet til bedrifter.
Sensitiv informasjon
Legeerklæringer, utredninger og annen informasjon om personlige forhold hentes også ved behov fra skolene, pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT), oppfølgingstjenesten (OT), fastlege, helsetjeneste, barnevern og spesialisttjeneste.
PPT og OT samler kun inn sensitive opplysninger etter at du har gitt samtykke skriftlig eller via våre digitale løsninger. Personopplysninger av sensitiv art lagres i egne systemer med utvidet sikkerhet. Tilgang til informasjon om enkeltpersoner er basert på tjenstlig behov.
Enkelte opplysninger vil bli overført til flere av fylkeskommunens IT-systemer for å følge opplæringen. Det kan være skoleadministrativt system, digital læringsplattform (Fronter) og lignende.
Utlevering av data til tredjepart
Fylkeskommunen rapporterer data om videregående opplæring til sentrale myndigheter. I løpet av opplæringen og etter avsluttet opplæring overføres derfor informasjon til en rekke register, blant annet PAS/PGS (gjennomføring av eksamen), Statens Lånekasse for utdanning, Statistisk Sentralbyrå og Nasjonal vitnemålsdatabase. Vi utleverer kun opplysninger til tredjepart når vi har en lovbestemt plikt til det.
Oppfølgingstjenesten sender også eventuell handlingsplan til NAV etter samtykke fra deg.
Lagring og sletting
Hvor lenge vi har lov til å lagre opplysninger om deg er avhengig av hva som er formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige ifølge arkivloven. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.
Hvordan lagres informasjonen?
Fylkeskommunen benytter Public360 som saksbehandlings- og arkivsystem. Når du søker videregående opplæring opprettes en egen «elev-mappe» for deg i systemet. Elevdokumenter fra andre systemer vil automatisk lagres i denne mappen i Public360. Dokumenter med helseopplysninger arkiveres med et ekstra sikkerhetsnivå. Tilgang til elevmappene er begrenset til personer med tjenstlig behov, og det kreves ekstra verifisering utover ordinær innlogging. Eksempler på dokumentasjon som lagres her er enkeltvedtak, helseopplysninger, søknader, varselbrev og vitnemål.
Hva blir lagret og hvorfor?
Etter endt opplæring er fylkeskommunen ansvarlig for å oppbevare opplysninger om fag, karakterer, fravær og lignende i forbindelse med dokumentasjon, for eksempel vitnemål, fag-/svennebrev og kompetansebevis.
Disse opplysningene er nødvendig å oppbevare fordi fylkeskommunen skal kunne skrive ut ny dokumentasjon dersom du som tidligere elev, lærling, lærekandidat eller privatist har mistet eller på annen måte tapt tidligere utskrevet dokumentasjon (forskrift til opplæringsloven, § 3-38).
Informasjon om tidligere kompetanse i videregående opplæring er også nødvendig å bevare fordi fylkeskommunen skal avklare rett og eventuelt gi videregående opplæring, uavhengig av søkers alder (opplæringslova kapittel 3 og 4A).
I tillegg skal fylkeskommunen ifølge forvaltningsloven ta vare på opplysninger som er relevante i en eventuell klagesak, også etter at klagefristen er utløpt.
Ansvar
Vestfold fylkeskommune ved direktør for opplæring og tannhelse har det daglige behandlingsansvaret og er ansvarlig for at personopplysningene behandles på en lovlig måte.
Våre systemer for innhenting og oppbevaring av personopplysninger
System:
- Formål
- Lovgrunnlag
- Personopplysninger
- Sikkerhet
- Sletterutiner
Vigo.no:
- Benyttes for å søke skoleplass og læreplass.
- Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.
- Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter.
- Brukere logger inn med to-faktor pålogging.
- Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.
Vigo opplæring:
- Benyttes for å gi skoleplass og læreplass, samt best mulig opplæring
- Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.
- Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, tilhørighet til bedrifter, tilhørighet til prøvenemnder.
- Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.
- Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.
Vigo Bedrift:
- Gir bedrifter og opplæringskontorer informasjon om søkere til læreplass, samt oversikt over kontrakter og prøver i egen bedrift.
- Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.
- Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, lærebedrifter, faglig ledere.
- Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.
- Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.
Vigo OT:
- Benyttes til å registrere aktiviteten til ungdom mellom 16 og 21 år som har rett til videregående opplæring, men som ikke er i opplæring. Loggføring av samtaler og veiledning.
- Opplæringslovens § 3-6 og forskrift til opplæringsloven kapittel 13.
- Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger og skoleopplysninger som eleven selv gir.
- Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i OT. Krever to-faktor pålogging.
- Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden
Vigo Voksen og web fagkonsulent:
- Benyttes for å søke videregående opplæring, realkompetansevurdering og veiledning for voksne.
- Benyttes også for å registrere veiledning, realkompetansevurdering, opplæring og karakterer.
- Opplæringsloven § 4a-3 og 3-1 10. ledd, samt forskrift til opplæringsloven § 6-45 til §6-49.
- Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, utdanningsløp, praksis, sertifikater, annen erfaring og oppholdstillatelse. Tilbud kurs, start utdanning, avbrudd, fullført/ikke bestått, fullført del av løp,
Office 365:
- Brukes til innleveringer, underveisvurderinger, prosessarbeid, skylagring og samhandling (e-post, gruppe/chat/delingsportal), kommunikasjon elev/lærer/administrasjon.
- Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.
- Det den enkelte selv skriver inn.
- Brukeridentifisering.
- Brukerne blir automatisk deaktivert/slettet ved endt skolegang/avsluttet arbeidsforhold og styres av kildesystemene Extens/Visma InSchool (Kildesystem – elev) og Visma HRM (Kildesystem – ansatt)
Visma InSchool:
- Benyttes til føring av fravær, karakterer, anmerkninger, underveis- og sluttvurdering, SMS-kommunikasjon med elev/foresatte.
- Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, og § 3-39.
- Navn, adresse, og øvrige personalia, vurderinger, karakterer, fravær, anmerkninger, fagkoder, fagstoff, innleveringer og prøver.
- Det er ulike tilganger for lærerne, skolelederen og skoleeier. Krever to-faktor pålogging.
- Opplysningene som oppbevares er arkivpliktige og kan ikke slettes. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.
Feide:
- Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning. Med Feide får brukerne en trygg og riktig tilgang til en rekke digitale tjenester med ett brukernavn og passord.
- Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.
- Navn, adresse, og øvrige personalia, skole/virksomhets-tilknytning, annen skole/organisasjons-informasjon, samtykke og hvilke tjenester man kan logge på. All informasjon kan leses her: www.feide.no/innsyn
- Lærerne logger inn på tjenestene som er tilknyttet Feide med to-faktor pålogging. Elevene har standard pålogging.
Elever som ikke lenger har tilhørighet i Vestfold og Telemark fylkeskommune blir slettet fra Feidekatalogen første uken i august hvert år.
Visma Flyt PPT:
- Saksbehandlings- og journalføringssystem for PP-tjenesten
- Kapittel 5 i opplæringsloven, spesifisert i § 5-3.
- Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger, skoleopplysninger og utfordringer, foresatte og mulige opplysninger fra barnevernet. Krever samtykke fra elev eller verge.
- Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i PP-tjenesten. Krever to-faktor pålogging.
- Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden.
Privatistportalen (Visma):
- Benyttes av privatister når de melder seg opp til eksamen.
- Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-27 og § 3-47 og § 3-27 Og § 3-10.
- Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fag, eksamensdag.
- Brukere logger inn fødselsnummer og passord og betaler oppmeldingen ved sikker betaling.
- Opplysninger om privatist-oppmelding, resultat m.m. er arkivpliktige og kan ikke slettes.
- Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv. Karakterene lagres i skoleadministrativt system.
PAS (Prøveadministrasjon-system), PGSA (Prøvegjennomføring-system) - Driftes av utdanningsdirektoratet (www.udir.no):
- Benyttes til gjennomføring av sentralgitte og lokalgitte skriftlige prøver og eksamener.
- Forskrift til opplæringsloven § 3-27.
- Kandidatnummer benyttes ved innlogging. Grunndata med navn m.m. sendes fra skoleadministrativt system til PAS.
- Eksamensadministratorer har to-faktor pålogging. Eksamenskandidater logger inn ved bruk av kandidatnummer og passord.
- Opplysningene behandles sentralt av Utdanningsdirektoratet. Karakterer hentes av det skoleadministrative systemet fra PAS.
MinElev:
- Utsendelse av brev m.m. til elev og foresatt.
- Opplæringsloven § 3-1 og forskrift til opplæringsloven § 3-7, § 3-11, § 6-23.
- Personopplysninger og lærerinformasjon hentes fra de andre fylkeskommunale systemene. I tillegg dokumenteres forhold som kommer opp i samtale med elev og som har betydning for tilrettelegging av opplæringen. Før dokumentasjon arkiveres gjøres det oppslag i Det norske folkeregister og Kontakt- og reservasjonsregister for å kvalitetssikre riktige personopplysninger.
- Tilgangskontroll gjennom skoleadministrative systemer. Lærer har kun tilgang til elever som han/hun underviser. To-faktor pålogging via Feide. For MinElev elevmappe er det kun anledning til å logge seg på når lærer er tilkoblet fylkeskommunens nettverk.
- Opplysningene arkiveres ikke i MinElev, men i fylkeskommunens sak- og arkivsystem. På den måten blir MinElev kun et visningsvindu av informasjon som kan settes sammen for å produsere dokumenter.
Snow License Manager:
- Skaffe en oversikt over bruk av programvare som behandler personopplysninger, universell utforming av ikt, krever lisensavtaler, informasjonssikkerhet (herunder tilgangsstyring, sikkerhetsoppdatering, m.m.).
- Personopplysningsloven 6-1 c) nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Supplerende rettsgrunnlag. Pers.oppl.lov Interkontrollsystem for å ivareta informasjonssikkerhet og en forsvarlig behandling av personopplysninger iht. formålene for bruk av ulike digitale tjenester, f.eks. for å sikre behandling av personopplysninger i tjenester som brukes i opplæringen. Kommuneloven § 25-1 krav til internkontroll med administrasjonens virksomhet. Her Lovmessig forvaltningen av IKT-systemer.
- Snow License Manager er et forvaltningssystem for IKT, som samler og sammenstiller data om utbredelse og bruk av installérbare applikasjoner og nettbaserte applikasjoner, på datamaskiner som eies og driftes av fylkeskommunen. Personopplysningene som behandles i Snow License Manager er navn, skole, gruppetilhørighet, og varighet for bruk av en applikasjon innenfor en gitt dag (f.eks. Office 365, 115 minutter, 1.6.2022). Det logges kun bruk og installasjon av forhåndsdefinerte applikasjoner.
- Tilgang til Snow License Manager er begrenset til et utvalg ansatte med rolle som lisens- og sikkerhetsansvarlig. Systemet er sikret teknisk etter gjeldende bransjestandarder.
- Alle innsamlede opplysninger lagres i Snow License Manager og slettes automatisk etter 90 dager. Opplysninger tatt ut for statistikkformål behandles iht. interne retningslinjer for digitale lagring.
Se også