Formål
Vi behandler personopplysninger om ansatte for å kunne rekruttere, utbetale lønn, følge opp fravær og ivareta andre personaloppgaver. Dette er regulert i arbeidsavtalen.
Flere lover krever at vi overfører dine personopplysninger til andre myndigheter, for eksempel skattemyndighetene og NAV.
Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Noen opplysninger behandles for kontrollformål, og for å ivareta krav til sikkerhet.
Tilgjengelighet er viktig for oss. Vi har kontaktinformasjon om ansatte på nettsidene våre for at det skal være enkelt å kontakte oss.
Hvilke opplysninger behandler vi?
Fylkeskommunen registrerer lønnsnivå, tidsregistrering, skattekort, pålegg- og bidragstrekk, skattekommune, kontonummer, utdanning, arbeidserfaring, stillingsprosent og fagforeningstilhørighet. Vi registrerer også kontaktinformasjon, fødselsnummer, kjønn, permisjoner, pensjonskasse, helseopplysninger, sykmeldinger, foreldrepenger og telefonutgifter.
Vi lagrer videoopptak fra kameraovervåkingsløsninger, adgangslogger ved fylkeskommunale bygg, samt aktivitets- og tilgangslogger i fylkeskommunale fagsystemer.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Opplysningene hentes i stor grad fra de ansatte selv. Når det er aktuelt får fylkeskommunen tilgang på opplysninger fra for eksempel NAV, lege, politiet, Arbeidstilsynet, Statens innkrevingssentral, KLP, Statens pensjonskasse og oppgitte referanser (i forbindelse med søkere til stillinger).
Aktivitets- og tilgangslogger i fagsystemer og adgangssystemer i bygg genereres av den ansattes egen aktivitet.
Hvem deler vi informasjonen med?
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Vi utleverer personopplysninger til NAV ved krav om refusjon av sykepenger og til skattemyndighetene ved innrapportering av skatt.
Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.
Ansattes mobilnummer overføres til leverandør av parkeringsløsning ved fylkeskommunens bygg, dersom den ansatte har samtykket til denne overføringen i HR-portalen. Dette er en forutsetning for å kunne benytte parkeringsapp med prismodell som ansatt. Ansatte kan når som helst velge å trekke tilbake dette samtykket på samme måte som det er gitt.
Sletting
Sletterutiner for personalopplysninger følger arkivloven og kommunelovens forskrifter for regnskapsføring. Sletting av logger og videoopptak utføres i tråd med fylkeskommunens interne rutiner.
Se også