Vi ønsker at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i fylkeskommunen.
Generelt om personvern
Fylkeskommunedirektøren er behandlingsansvarlig for Vestfold fylkeskommune.
Vestfold fylkeskommune har også et personvernombud som jobber for at personvernet ivaretas på en god måte for innbyggere og ansatte.
Slik behandler vi personopplysninger
Behandling av personopplysninger er underlagt personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR). Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Alle personlige opplysninger du gir til oss, blir forsvarlig lagret og behandlet.
Opplysningene blir bare lagret så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne behandle saken din eller utføre den aktuelle tjenesten, og vi lagrer ikke mer enn det vi må.
Vi har interne rutiner for behandling av personopplysninger. Her er krav til informasjonssikkerhet og internkontroll ivaretatt.
Klage på behandlingen
Du kan klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger. Kontakt Datatilsynet på e-post.
Personvernombudet
Du kan få råd og hjelp fra vårt personvernombud
Du kan kontakte vårt personvernombud dersom du trenger råd om personvernrettigheter eller hjelp til å utøve disse rettighetene overfor fylkeskommunen. Du kan også kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om fylkeskommunens behandling av personopplysninger om deg. Personvernombudet har taushetsplikt.
Les mer om hva personvernombudet kan hjelpe deg med.
Dine rettigheter
Du har en del rettigheter når fylkeskommunen behandler personopplysninger om deg.
Du har rett til innsyn i egne opplysninger
Du har rett til innsyn i dine egne personopplysninger. Se eget punkt om innsyn i egne opplysninger for hvordan du skal gå fram.
Du har rett til å få feilaktig informasjon rettet
Du har rett til å få korrigert uriktige opplysninger om deg selv. Du kan også be oss om å fylle ut ufullstendige eller misvisende opplysninger.
Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Dette kan være når opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, når du trekker tilbake et samtykke eller behandlingen er ulovlig. Fylkeskommunen er underlagt arkivloven, og kan ikke gjennomføre sletting som er i strid med bestemmelsene i denne loven.
Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Dette kan være permanent eller for en periode f.eks. dersom lovligheten ved behandlingen vurderes.
Du har rett til å protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i oppgavene våre eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Du har rett til å få kopi av dine data i et digitalt format
Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Du har rett til å få oppfylt dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.
Spørsmål om innsyn
Hvordan du sender forespørsler om innsyn, ser du under punktet om innsyn i egne opplysninger.
Øvrige forespørsler kan sendes på en sikker måte til Vestfold fylkeskommune. Send henvendelser og dokumenter på en sikker måte med eDialog
Innsyn i egne opplysninger
Du har rett til innsyn i dine egne personopplysninger. Du har også rett til innsyn i opplysningene som er lagret om dine barn under 15 år, eller personer du handler på vegne av.
Du sender inn spørsmål om innsyn i egne personopplysninger ved å bruke eDialog som er sikker digital post. Det finner du mer om he
Ber du om innsyn på vegne av noen andre?
Dersom du ber om innsyn på vegne av noen, må du laste opp fullmakt på at du kan handle på vegne av personen.
Det beste er om du er konkret og beskriver hvilke opplysninger du ønsker innsyn i, så blir det enklere for oss å hjelpe deg. Du vil få opplysningene dine så snart som mulig og senest innen 30 dager.
Vi sender opplysningene til din digitale postkasse. Alternativt kan vi sende opplysningene rekommandert per brevpost, eller overlevere dem ved at du møter opp personlig og viser gyldig legitimasjon.
Innsyn i en sak hvor du er part
Be om partsinnsyn
Partene i en konkret sak har som hovedregel rett til innsyn i dokumentene i saken. Dersom et dokument i en sak har opplysninger om deg, så kan dokumentet som hovedprinsipp utleveres til partene i saken.
Dette betyr også at dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han eller hun ber om det. Fylkeskommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Ved varsling etter arbeidsmiljølovens bestemmelser til fylkeskommunen har vi imidlertid en utvidet taushetsplikt. I slike tilfeller har fylkeskommunen også en taushetsplikt overfor sakens parter.
Du sender inn spørsmål om partsinnsyn ved å bruke eDIalog som er sikker digital post.
Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i fylkeskommunens saksdokumenter. Henvendelse til oss vil dermed som hovedprinsipp være offentlig uansett hvilken form den kommer i.
Fylkeskommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, for eksempel fordi dokumentet har informasjon som forvaltningsloven kaller "noens personlige forhold". Slike opplysninger blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.
Postliste og journal
Saksbehandling og arkiv
Arkivansvaret er regulert i arkivloven § 6. Offentlige organer plikter å ha arkiv, og det skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder i nåtid og framtid.
Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter der alle inngående og utgående dokument som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokument dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, ref. arkivforskriften § 9.
Vestfold fylkeskommune følger Riksarkivarens forskrift om bevaring og kassasjon jf kapittel 7 for bevaring og kassasjon av dokumenter i fylkeskommune og kommune.
Formålet med bestemmelsen er:
- sikre at bevaringsverdig dokumentasjon blir bevart for ettertiden, jamfør arkivloven § 1
- legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten bevaringsverdi
- sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt
Vestfold fylkeskommune behandler personopplysninger for å oppfylle virksomhetens lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningslov, forvaltningslov, offentleglov, arkivlov, opplæringslov, andre særlover med forskrift, og Riksarkivarens forskrift.
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak- og arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde særlige kategorier personopplysninger (tidligere kalt sensitive). Dokumenter som inneholder særlige kategorier personopplysninger blir registrert og skjermet særskilt i sak- og arkivsystemet.
Vestfold fylkeskommune bruker Public 360 som sak- og arkivsystem, med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public 360 er fra leverandøren TietoEvry, og følger offentlige standarder (NOARK). For rekrutteringssaker benyttes Documaster arkivkjerne.
Fylkeskommunedirektøren har det overordnete ansvaret for alle informasjonssystemer i Vestfold fylkeskommunen, inkludert sak- og arkivsystemet. Leder for seksjon dokumentasjon og politisk støtte i fylkeskommunen er systemeier, og har det daglige ansvaret. Det er utarbeidet nødvendige rutiner.
Ledere har ansvar for å følge opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med lover, forskrifter, regler og rutiner.
Opplysningene hentes fra Folkeregisteret om eleven, søkeren, den ansatte m.m. Som en del av saksbehandlingen innhenter fylkeskommunen i noen tilfeller opplysninger fra andre etater, ref. forvaltningsloven § 17.
Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Statsforvalteren som er fylkeskommunens klageorgan.
Vestfold fylkeskommune deponerer arkivene til IKA Kongsberg. Arkiv eldre enn 2020 deponeres til Vestfoldarkivet.
Postliste/offentlig journal
Fylkeskommunens offentlige journal gir informasjon om inn- og utgående korrespondanse, samt interne notater. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle saksdokumenter.
Deler av vår offentlige journal publiseres på internett, og gir informasjon om hvilke saker og dokumenter som behandles av de enkelte fagområdene i fylkeskommunen. Den inneholder også opplysninger fra eksterne. Interne notater publiseres ikke.
Den oppdateres hver dag, normalt med en forsinkelse på 3 dager etter journalføring.
Den nettbaserte journalen gjør det enkelt å følge med på det som behandles. Større åpenhet og mer innsyn i aktiviteter er en styrke for lokaldemokratiet.
Vestfold fylkeskommune er opptatt av å praktisere meroffentlighet.
Konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn. Informasjon om dokumenter knyttet til elev-, pasient- og personalarkiv publiseres ikke på den delen av journalen som vises på internett.
I henhold til offentleglovas kapittel 2, § 3 om innsyn kan alle kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register i offentlige virksomheter dersom ikke annet er regulert i lov eller forskrift med hjemmel i lov.
I offentlegforskrifta § 7, jamfør § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet.
Forespørsler om innsyn blir registrert og arkivert.
Leverandører, innkjøp og anbud
Personopplysninger knyttet til lønns- og arbeidsvilkår
I forbindelse med bygge- og anleggsprosjekter skal Vestfold fylkeskommune som byggherre sikre lønns- og arbeidsvilkår jf.
- allmenngjøringsloven (se under)
- Lov om allmenngjøring av tariffavtaler m.v. (allmenngjøringsloven)
- Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett
Vi innhenter informasjon om lønns- og arbeidsvilkår for leverandører og deres ansatte samt underleverandører. Dersom vi får mistanke om kriminelle handlinger, kan vi overføre personopplysninger til andre relevante myndigheter.
Opplysningene kan bli overført til andre virksomheter (rådgivere) som bistår Vestfold fylkeskommune. Kun relevante opplysninger for den spesifikke saken blir overført.
Opplysningene oppbevares i hele kontraktsperioden og slettes ved kontraktsperiodens slutt. Opplysningene er ikke arkivverdige.
Personopplysninger knyttet til innkjøp av rådgivning, varer, bygg og anlegg
Ved innkjøp av rådgivertjenester, varer og bygg/anlegg gjennomfører Vestfold fylkeskommune konkurranser blant levererandører jf.
lov om offentlige anskaffelse (se lenke)
I den forbindelse innhenter vi CV-er for tilbudt personell med personopplysninger som navn, alder, utdanning, ansettelsesforhold, sivil status etc.
Opplysningene kan bli overført til andre virksomheter (rådgivere) som bistår Vestfold fylkeskommune. Kun relevante opplysninger for den spesifikke saken blir overført.
Kontraktene er arkivverdige.
Søknad om tilskudd, søknad om løyver og tillatelser, registrering av kulturminner
Vestfold fylkeskommune behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for saksbehandlingen.
Hvilke personopplysninger behandles?
Kontaktinformasjon, og i en del tilfeller fødselsnummer, eierforhold og eiendomsinformasjon.
Fra søkere på transportløyver trenger fylkeskommunen opplysninger om vandel og økonomiske forhold.
Formål med behandling av personopplysninger
Vi behandler i hovedsak opplysninger som er oppgitt i forbindelse med søknader om tilskudd, søknader om tillatelser iht. vegloven, veiledning knyttet til plan- og byggesaker, kommunal saksbehandling etter kulturminneloven og plan- og bygningsloven, og informasjon i forbindelse med registrering av gjenstandsfunn.
Vi behandler også opplysninger i forbindelse med søknader om tillatelser til nye oppdrettslokaliteter og endringer på eksisterende lokaliteter i sjø og på land, etter Akvakulturloven med forskrifter.
Hvordan behandler vi personopplysninger?
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak-/arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen.
Saksdokumentene kan i tillegg inneholde særlige kategorier (sensitive) personopplysninger. Dokumenter som inneholder særlige kategorier personopplysninger blir registrert og skjermet særskilt i sak- og arkivsystemet.
Ved registrering av kulturminner i databaser som askeladden.ra.no inngår matrikkelopplysninger (Matrikkelen er Norges offisielle register over fast eiendom, herunder bygninger, boliger og adresser).
Hvor henter vi opplysningene fra?
Personopplysninger legges i all hovedsak inn av den som søker. Opplysninger om eierforhold m.m. kan også hentes inn fra offentlige tilgjengelige kilder som matrikkel, eller opplysninger som fremkommer i saksdokumenter fra kommuner eller andre involverte etater/samarbeidsparter.
Hvem utleverer vi personopplysningene til?
Relevante opplysninger følger saken når den formidles til andre myndigheter og parter som vi samhandler med. Dokumenter som inneholder særlige kategorier (sensitive) personopplysninger unntas offentlighet.
Veg og trafikk
Formål
Vestfold fylkeskommune ivaretar det fylkeskommunale vegnettet, og ser til at fylkesvegene er farbare og trygge å ferdes på. Vi samler inn data og noen ganger personopplysninger for å kunne følge opp de ulike områdene vi jobber med:
Trafikksikkerhet og -undersøkelser
For å ivareta trafikksikkerheten er det satt opp kameraer som tar bilder av vegen, bruer eller andre veginstallasjoner, og sikrer data om vær- og føreforhold og veinettet. I noen få tilfeller fanges registreringsnummer på kjøretøyer opp av disse kameraene.
Vestfold fylkeskommune gjør trafikktellinger og trafikkundersøkelser for å forbedre eksisterende vegløsninger. Dette skjer både i form av anonymiserte trafikktellinger, fotografering av trafikksituasjoner og trafikknutepunkter. Bildene brukes til å analysere trafikkflyt og trafikkbildet.
Bilder med personopplysninger sladdes i den grad det er mulig. Bildene blir slettet når det ikke er behov for dem lenger.
Bygging/utbedring
Når veger skal bygges eller utbedres, henter vi inn data om vegen og terrenget langs vegen. Dette gjør vi blant annet ved fotografering med kamera og/eller drone. Det samme gjør vi også i utbyggingsfasen. Disse bildene blir brukt til oppfølgning av kontraktsarbeidene. I noen tilfeller blir personer eller registreringsnummer på kjøretøyer fanget opp av kameraet.
Bildene og dataene lagres på egne områder, der kun de som jobber med prosjektet har tilgang. Bilder med personopplysninger sladdes i den grad det er mulig. Bildene blir slettet når det ikke er behov for dem lenger.
Kjøp av eiendom
Når vi kjøper opp eiendom langs vegene, blir det samlet inn data om eiere/eierforholdene, kontaktinformasjon, fødselsnummer, og eventuelt kontonummer.
Opplysningene lagres hovedsakelig i vårt arkivsystem, og arkivloven regulerer hvor lenge dokumentasjonen lagres her. Saker med særlige kategorier (sensitive) personopplysninger lagres på en slik måte at det bare er saksbehandler som har tilgang til disse sakene/dokumentene.