Private forslagsstilleres rolle
Private tiltakshavere, og organisasjoner har rett til å fremme forslag til detaljregulering for konkrete bygge- og anleggstiltak og arealendringer. Det er planutvalget eller rådmannen som avgjør om forslaget skal behandles og sendes ut på høring. Hvis forslaget er i samsvar med kommuneplanen eller en områderegulering, kan forslagsstilleren kreve at reguleringsspørsmålet forelegges kommunestyret. Når kommunen har akseptert at et planforslag fremmes, må forslagsstiller følge reglene for prosedyre i planprosessen som er gitt i plan- og bygningsloven. Flere kommuner har utdypet og utarbeidet rutiner for hvordan denne prosessen skal gjennomføres i den enkelte kommune.
Når det stilles krav om utarbeidelse av områdereguleringer, er det kommunen som formelt står for utarbeidelse av planen. Private tiltakshavere vil likevel ofte ha en viktig rolle også ved denne typen planer. Kommunen kan overlate til private å utarbeide forslaget.
Private forslagsstillere til plan må sørge for at planen utarbeides av fagkyndige.
Kommunens rolle
Kommunestyret er ansvarlig for at det drives planlegging etter plan- og bygningsloven i kommunen. Det innebærer blant annet at det hvert fjerde år skal utarbeides samlet kommuneplan og om nødvendig kommunedelplaner for enkelte sektorer eller temaer. Kommuneplanen bør omfatte alle viktige mål og oppgaver i kommunen, samt at det skal utarbeides en arealplan for hele kommunens areal. Det er kommunen som ut fra en helhetsvurdering bestemmer bruk og vern av arealene innenfor kommunens grenser. I tillegg til å ivareta egne mål og utviklingsstrategier, skal kommunen i planleggingen også ivareta nasjonale og regionale hensyn.
Kommunen skal sørge for at det foreligger et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag før vedtak fattes. Det gjelder også saker der initiativ og dokumentasjon kommer fra private. I avveiningen mellom de ulike interesser, skal kommunen følge lovens bestemmelser om samarbeid, samråd og offentlighet.
Dersom kommunen har akseptert at et reguleringsplanforslag kan tas opp til behandling, skal kommunen gjøre den nødvendige saksbehandling for at saken får tilfredsstillende behandling og framdrift etter loven. I likhet med kommuneplanen må også reguleringsplaner være i tråd med viktige nasjonale og regionale mål, rammer og retningslinjer.
Regionale myndigheters rolle
Regionale myndigheter som presentert nedenfor ivaretar en rekke interesser når det gjelder bruk og vern av arealene i kommunene. De har ulike ansvarsområder. Når de uttaler seg til planforslag skal det være om forhold som berører den aktuelle myndighets saksområde.
Fylkeskommunen
Fylkeskommunen utøver flere forskjellige roller i arealforvaltningen. Sentralt står planfaglig veiledning og kompetansebygging ved utarbeidelse av kommune- og reguleringsplaner og formidle kunnskap om bestemmelser og retningslinjer som gjelder. Fylkeskommunen gir høringsuttalelser til slike planer og skal slik påse at statlige og regionale føringer blir fulgt opp. Hensynet til kulturminneverdiene vil være et spesielt viktig tema å vurdere og ivareta i all plan- og byggesaksbehandling. Som regional myndighet utarbeider fylkeskommunen selv regionale planer for samfunnsutvikling og arealbruk. Viktige regionale planer er vedtatt for bærekraftig arealpolitikk (RPBA), kystsonen og for kjøpesentre og sentrumsutvikling. Det er fylkeskommunen som har ansvaret for regionalt planforum der også private forslagsstillere kan fremme sine saker.
Statsforvalteren i Vestfold og Telemark
Statsforvalteren har to adskilte oppgaver i arealforvaltningen. Den ene av Statsforvalterens oppgaver er å sørge for at kommunene ivaretar nasjonale interesser innenfor miljøvern, landbruk, samfunnssikkerhet, folkehelse og barn og unges interesser. Det er Storting og Regjering som vedtar rammene for hva som er nasjonale interesser. Statsforvalteren arbeider for å opplyse om disse interessene gjennom uttalelser i plansaker og slik gjøre det forutsigbart for den som utarbeider planen om hva som er nasjonale interesser. Dersom kommunen gjør vedtak om arealplaner som er i strid med de nasjonale interessene, skal Statsforvalteren gripe inn ved å fremme innsigelse. Statsforvalteren kan også klage i byggesaker som er i strid med arealplanen (dispensasjonsvedtak).
Den andre av Statsforvalterens oppgaver er å ivareta innbyggernes rettssikkerhet. De som er berørt av kommunale vedtak i reguleringsplaner og byggesaker kan klage til Statsforvalteren. Klagen behandles først av kommunen. Dersom klager ikke får medhold, må kommunen sende saken til Statsforvalteren for endelig avgjørelse.
Statens vegvesen
Statens vegvesen (SVV) er vegadministrasjon for både riks- og fylkesveger. Statens vegvesen planlegger, bygger, drifter og vedlikeholder riksvegene (i Vestfold E-18 og forbindelsene derfra til Horten fergeleie, Sandefjord lufthavn og Larvik havn) og fylkesvegene. I plansaker gir vegvesenet uttalelse med råd og anbefalinger for å ivareta interessene knyttet til trafikksikkerhet og effektiv transport på riks- og fylkesveiene. SVV kan stille krav om at visse tiltak på hovedveinettet er gjennomført før utbygging etter planen kan iverksettes. SVV behandler også enkeltsaker etter plan- og bygningsloven og vegloven.
Norges vassdrags- og energidirektorat
Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) gir kommunene råd og veiledning i arbeidet med å vurdere flom- og skredfare, og andre tema innunder NVEs forvaltningsområde, slik som vassdrags- og energianlegg og inngrep i vassdrag. I arealsaker uttaler NVE seg spesielt der vesentlig hensyn til flom- og skredfare ikke er tilstrekkelig ivaretatt.
Jernbaneverket
Jernbaneverket (JBV) planlegger, eier, bygger, drifter og vedlikeholder statens jernbanenett. JBV er høringsinstans i plansaker og skal påse at føringer i nasjonal transportplan og andre nasjonale føringer for jernbane og transportutvikling følges opp gjennom arealplanarbeidet i kommunene. Jernbaneverket håndhever jernbanelovens bestemmelser og gjør vedtak etter disse. Jernbaneverket kan selv utarbeide og fremme planer og legge disse ut til offentlig ettersyn.
Mattilsynet
Mattilsynet er et statlig, landsdekkende forvaltningsorgan som bidrar til å sikre forbrukerne helsemessig trygg mat og trygt drikkevann. Mattilsynet har innsigelsesrett etter plan- og bygningsloven og vil primært benytte denne i planer der drikkevann blir berørt.